Een administratief medewerker (NL of FR) bij de Ondersteuningscel (DG Duurzame Mobiliteit en Spoorbeleid) (m/v/x)

De vacature bevindt zich binnen de Ondersteuningscel (DG Duurzame mobiliteit en Spoorbeleid).

De Ondersteuningscel is verantwoordelijk voor de uitvoering van administratieve, organisatorische en faciliterende taken voor het gehele directoraat-generaal Duurzame mobiliteit en Spoorbeleid.

Deze cel, die 7 medewerkers telt (waaronder 4 administratieve medewerkers), is een partnerschap die zich performant en klantgericht wil opstellen. De administratieve medewerkers in de eenheid hebben allemaal ervaring in ondersteunende en administratieve taken, ... Ze werken als een team en hebben regelmatig contact met elkaar (permanentie in Brussel tijdens kantooruren – de planning wordt opgesteld in teamverband op basis van ieders beschikbaarheid).

Je belangrijkste activiteiten in deze Talent Exchange-missie zijn:

• Je ondersteunt de experten van het Directoraat-generaal tijdens de vergaderingen van verschillende comités in het gebied van het spoor en de mobiliteit (bv : comité van de treinreizigers). Je neemt notities tijdens vergaderingen (die verlopen zowel in et Frans als in het Nederlands) en stelt verslagen op.
• Je bereidt de signataires en de documenten voor (o.a. voor wat betreft de dossiers overwegen), verzekert de opvolging ervan en gaat na of de documenten voldoen aan de geldende procedures of voorschriften. Je zorgt voor de opvolging van de dossiers ter ondertekening.
• Samen met collega's in het team neem je deel aan verschillende ondersteunende activiteiten voor de generale directie: logistieke ondersteuning voor de organisatie van vergaderingen/evenementen (reserveren van zalen, uitnodigingen, onthaal van deelnemers, catering, ...), voorbereiden van brieven, teksten, memo's, documenten/presentaties.

Voor meer informatie kan je contact opnemen met

Audrey Lepage : 02/277 33 38 – 0476/ 94 24 09 - audrey.lepage@mobilit.fgov.be

Olivier Van Reepingen : 02/277 36 20 – 0470/ 23 81 17 - olivier.vanreepingen@mobilit.fgov.be

Opgelet:
Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties van dit netwerk.

De FOD Mobiliteit en Vervoer moedigt al zijn medewerkers aan om hun potentieel aan te wenden en elke dag zichzelf te overtreffen in de opdrachten die hen werden toegekend. Door het optreden van haar management, wil de FOD een organisatie worden waar iedereen zich ten volle kan ontplooien en zin krijgt om zijn zowel technische als menselijke talenten en ervaring, ten dienste te stellen van de opdrachten en van de doelstellingen van de FOD. Dit veronderstelt dat iedereen zijn huidige vaardigheden verbetert en er nieuwe ontwikkelt door middel van transversale initiatieven die op grote schaal worden aangemoedigd. Deze initiatieven worden afgestemd op de doelstellingen van de organisatie en worden ondersteund door een onmiskenbaar en zichtbaar vertrouwensklimaat.

Het is in deze vernieuwende context dat wij een administratief medewerker voor de Ondersteuningscel zoeken.

http://mobilit.belgium.be/nl

Technische competenties

• Communicatie : Zichzelf mondeling uitdrukken in precieze taal, duidelijk en begrijpelijk voor de ontvanger, zodat de ontvangen en overgebrachte informatie wordt begrepen.

Competenties

• Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Je bent in staat om interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier te begeleiden, hen een persoonlijke dienstverlening leveren en constructieve contacten onderhouden.
• Je handelt op een integere manier, volgens de verwachtingen van de organisatie; je eerbiedigt de vertrouwelijkheid en de engagementen en je vermijdt elke vorm van partijdigheid.
• Je voelt je betrokken en toont de wil en de ambitie om resultaten te halen.

Troeven

• Zich schriftelijk uitdrukken in precieze taal, duidelijk en begrijpelijk voor de ontvanger, zodat de ontvangen en overgebrachte informatie wordt begrepen.
• Gebruik van de geavanceerde functies van een office pakket (tekstverwerking, spreadsheet, e-mail, hulpmiddelen zoals Teams).
• Je hebt een goede actieve kennis van het Frans.

Varia

Voor het team van administratieve medewerkers is er een systeem van permanentie in Brussel tijdens kantooruren. Deze vinden plaats van maandag t.e.m. donderdag (bij uitzondering op vrijdag als er evenementen of een specifiek verzoek zijn waarvoor aanwezigheid op kantoor vereist is) en worden een maand vooraf door het team bepaald (de dagen worden verdeeld over de teamleden, wat over het algemeen neerkomt op twee dagen aanwezigheid in Brussel per week - 2 dagen per week stemt overeen met het gemiddelde voor alle medewerkers van het DG). Deze aanwezigheid wordt gerechtvaardigd door bepaalde administratieve taken die in Brussel moeten plaatsvinden: logistieke ondersteuning bij de organisatie van evenementen, voorbereiding van signataires, papieren archivering, verzending van brieven per post of aangetekende zendingen, verwelkoming van bezoekers/nieuwe medewerkers, enz.

Opgelet:
Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties van dit netwerk.

Opgelet:
Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de Organisaties | Talent Exchange van dit netwerk.

Duur van de opdracht: maximum 12 maanden (te beginnen zo vlug mogelijk).

Telewerk is mogelijk.

1. Analyse van de cv's op basis van de competenties en de motivatie: gelieve je kandidatuur te beargumenteren op basis van de functiebeschrijving en om waar nodig je overdraagbare vaardigheden te benadrukken
2. Gesprek (max. 1 uur): bespreking van je profiel, je competenties, je motivatie, je ervaring en je interesse voor de opdracht

Omdat er soms veel kandidaturen zijn die niet voldoen aan de selectiecriteria, kunnen we geen gevolg geven aan de kandidaturen van personen die niet bij de overheid werken.

Opgelet:
Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de 

Organisaties | Talent Exchange van dit netwerk.

Om je kandidaat te stellen, stuur je een motivatiebrief EN een recent cv ten laatste op 20/11/2024 naar talentexchange@mobilit.fgov.be met het referentienummer XNT24192.

De deelnemende organisaties van het Talent Exchange-netwerk zetten zich in voor diversiteit. Dit vertaalt zich in het aanmoedigen van talent met respect voor verscheidenheid, onafhankelijk van afkomst, geslacht, leeftijd, een eventuele handicap, levensbeschouwing,...