Assistant d'accueil et administratif RH - Convention premier emploi (m/f/x)

Vous êtes prêt à être responsable de l’accueil quotidien des candidats ? Vous êtes fiable et ponctuel ? Les tâches de soutien administratif ne vous font pas peur ?

Vous intégrez l’équipe du service « Talent Acquisition» au sein de laquelle votre principale mission sera :

• L’accueil des candidats lors des journées d’entretiens de sélection. Attention : cette fonction nécessite donc une présence quotidienne dans nos bureaux de Bruxelles.

 Dans ce contexte :

 Vous aidez à assurer le bon déroulement des épreuves en garantissant un accompagnement professionnel des candidats durant les tests:

• Vous accueillez les candidats en respectant les horaires prévus et les accompagnez de manière professionnelle ;
• Vous préparez à l’avance et distribuez le matériel nécessaire (cas écrit, PC, annexes, etc.) ;
• Vous informez les parties concernées de l’état d’avancement de la journée d’entretien (annulation, retard, changement horaire, absence, etc.) ;
• Vous donnez les instructions nécessaires aux candidats pour démarrer les tests ;
• Vous démarrez les ordinateurs et résolvez les problèmes techniques récurrents de manière autonome ;
• Vous faites appel à l’IT pour les problèmes plus complexes.

Vous soutenez proactivement l’équipe de sélection et les candidats dans la recherche d’une réponse à leurs questions ou plaintes:

• Vous participez aux réunions d’équipe et rédigez les procès-verbaux ;
• Vous rédigez des mails et des documents administratifs ;
• Vous êtes régulièrement en contact avec les candidats, par mail ou par téléphone.

Vous assurez le suivi des dossiers de sélection :

• Vous êtes en charge des dossiers de sélection que vous imprimez à l’avance pour les journées des entretiens ;
• Vous assurez un archivage adéquat des dossiers.

 Qu’attendons-nous de vous :

• Vous êtes présents à Bruxelles pour assurer l’accueil des candidats lors des sélections ;
• Vous faites preuve de rigueur et suivi lors de l’impression des dossiers de sélections ;
• Vous êtes à l’aise au contact du public ;
• Vous gérez votre stress face à des candidats mécontents ;
• Vous êtes autonome et prenez des initiatives ;
• Vous savez travailler en équipe et avez la communication facile.

Cette fonction implique un contact direct et visuel avec le public. Dans ce cas, la réglementation (articles 7 et 8 de l’Arrêté Royal du 2 octobre 1937) impose que le membre du personnel ne porte aucun signe visible de convictions religieuses, philosophiques, politiques ni syndicales afin de représenter le service public de façon neutre lors de ces contacts.

Il y a 1 poste vacant au sein de l’équipe Talent Acquisition faisant partie du Service d'encadrement Personnel & Organisation du SPF Justice.

L’équipe Talent Acquisition est composée de 12 recruteurs et 2 assistants de sélection francophones. Elle a pour mission d'augmenter les capacités de recrutement du SPF afin de mettre à sa disposition les bons collaborateurs, à la bonne place et au bon moment, en vue de réaliser ses objectifs et de le faire connaître comme employeur attractif. D'organiser le recrutement, la sélection et la réorientation des collaborateurs et de développer la politique, la méthodologie et les directives en ces matières, et ce, en étroite collaboration et concertation avec Travaillerpour.be.

Le Service d'encadrement Personnel et Organisation est le moteur de la politique RH et du développement de l'organisation pour le SPF Justice. Dans cette optique, le service d'encadrement P&O offre le cadre général ainsi que l'appui et l'expertise méthodologiques pour répondre aux besoins de l'organisation, des entités, des services P&O, des managers de ligne et des collaborateurs.

 Le Service d'Encadrement P&O veut être un centre d'expertise et d'appui qui, en tant que fournisseur de services pour les matières P&O, se distingue par son service à la clientèle et sa compétence professionnelle. Nous sommes dans la recherche active de solutions contribuant à l'efficience et au bien-être de l'organisation et de ses membres du personnel et ce, en respectant les valeurs qui dictent notre travail quotidien.

 Le SPF Justice offre à ses 25 000 collaborateurs un environnement professionnel agréable et une culture d’entreprise orientée vers le citoyen, mais également vers ses propres collaborateurs. Ensemble, ceux-ci travaillent au quotidien pour une meilleure Justice.

 La diversité des emplois, les défis et les nombreuses perspectives de carrière contribuent au bien-être de nos collaborateurs. En cela, notre organisation met l’accent sur l’échange de connaissances, le développement des talents et la réalisation des idées afin d’atteindre, ensemble, nos objectifs.

Notre engagement social est tout aussi essentiel à nos yeux. Le SPF Justice se veut une organisation ouverte et moderne qui évolue avec son temps et en tenant compte des changements de la société.

https://justice.belgium.be/fr

Age:

 Cette fonction s'exerce dans le cadre d'une Convention Premier Emploi. Une Convention Premier Emploi (ou contrat rosetta) est un contrat à durée déterminée destiné aux jeunes de moins de 26 ans qui offre la possibilité d'acquérir de l’expérience professionnelle.

 Diplôme exigé a la date limite d'inscription:

• Attestation de réussite de la 6ème année d'enseignement secondaire de plein exercice (général, technique, professionnel, en alternance, spécialisé).
• Certificat d'enseignement secondaire supérieur (général, technique, professionnel, en alternance, spécialisé) ou diplôme d'aptitude à l'enseignement supérieur.
• Diplôme délivré après réussite de l'examen prévu à l'article 5 des lois sur la collation des grades académiques.
• Diplôme ou certificat d'une section de l'enseignement secondaire supérieur de promotion sociale, délivré après un cycle d'au moins 750 périodes.
• Certifications professionnelles de niveaux 3 et 4 du Cadre francophone de Certifications (CFC, VKS, CCCG).

 Compétences comportementales

• Vous créez et améliorez l'esprit d'équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
• Vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
• Vous vous impliquez et démontrez de la volonté et de l'ambition afin de générer des résultats et assumez la responsabilité de la qualité des actions entreprises.
• Vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l’organisation, respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité.  

 Compétences techniques

• Vous disposez de bonnes capacités de communication orale.

 Attention! La motivation est considérée comme particulièrement importante pour la fonction. Votre motivation a une valeur plus importante dans le score final (x2).

 Atouts

• Vous disposez d'une expérience dans le secteur administratif et/ou accueil (stage, job étudiant, etc.)
• Vous disposez d'une formation dans le secteur administratif.
• Vous avez une connaissance de base de la suite Office et Outlook.

Vous serez recruté via un contrat (-26 ans) à durée déterminée avec l'échelle de salaire qui l'accompagne C1.

 Salaire de départ minimum : 30.293,71 EUR (salaire annuel brut, déjà ajusté à l'indice actuel, indemnités réglementaires non incluses)

 Régime de travail : Temps Plein

 Avantages

• possibilité de bénéficier d'une allocation de bilinguisme
• large offre de formation à suivre pendant les heures de travail
• possibilité de récupérer les heures supplémentaires ou de bénéficier de 12 jours de récupération forfaitaire en cas de non-pointage
• assurance hospitalisation avantageuse
• accessibilité aisée via les transports en commun (gratuits)
• avantages et offres intéressantes grâce à la carte Fed+ (http://www.fedplus.be/)
• restaurant d'entreprise offrant des prix démocratiques
• 26 jours de congé par an
• possibilité de recevoir une prime pour les déplacements en vélo
• chèques repas (6€/jour)
• divers avantages sociaux

 Retrouvez toutes les informations (primes et allocations supplémentaires,...) et les avantages relatifs à un emploi dans l'administration sur le site du SPF BOSA.

Screening des candidatures :

Un premier screening est réalisé sur la base de votre dossier de candidature. Les candidats dont le profil correspond le mieux à la fonction sont invités à un entretien.

 Vous n’êtes admis à la sélection que si vous remplissez les conditions pour une convention de premier emploi (moins de 26 ans).

Entretien (durée : environ 45 min) :

Des entretiens sont organisés à partir du moment où il y a des candidatures valables.

L’entretien évalue si vos compétences (voir rubrique ‘Profil’) répondent aux exigences du poste.

Vous serez également questionné sur votre motivation, votre intérêt et vos affinités avec le domaine.

Votre CV sera utilisé comme information complémentaire pour l'entretien.

La procédure est clôturée dès que le bon candidat a été trouvé

Pour réussir, vous devez obtenir au minimum 50 points sur 100.

Feed-back :

Après réception de votre résultat, vous pouvez demander dans les 2 mois un feed-back écrit. Le feed-back sur les résultats obtenus est donné par mail.

Représentation syndicale

Un délégué syndical peut assister à chaque sélection. Ces délégués sont tenus par une obligation de discrétion et de confidentialité dans le traitement des informations et des documents.

Pas satisfait de la procédure de sélection ?

Introduisez votre plainte ici.

Cette fonction est faite pour vous ?

 Vous pouvez poser votre candidature jusqu’au 07.04.2025.

 Envoyez votre dossier de candidature complet à l’adresse suivante : hr.recruitment@just.fgov.be  

Mentionnez «  Assistant d’accueil et administratif » dans l’objet du mail.

 Assurez-vous que votre demande contient :

- Votre CV et votre lettre de motivation

- Une copie lisible de votre diplôme (voir conditions de participation)

- Votre date de naissance 

- La formulation correcte de la fonction

 Attention : Votre candidature ne sera pas retenue si celle-ci n'est pas complète. 

https://travaillerpour.be/fr

Le SPF Justice mène une politique active de diversité et assure l'égalité des chances, l'égalité de traitement et l'égalité d'accès aux sélections pour toutes les personnes qui posent leur candidature.