Dossierbeheerder (m/v/x)

FÖD Kanzlei des Premierministers

Auswahlcode

ANG24199

Sprache

Dutch

Diploma

Higher secondary

Vertragstyp

Statutair

Function degree

C

Type of recruitment

Externe rekrutering

Contract duration

Onbepaalde duur

Lieu de travail

1000 Bruxelles

Work regimes

Voltijds

Samenvatting

Jobinhoud

Dossierbeheerders zijn de stille helden achter de schermen van elke organisatie. Met een scherp oog voor detail en een passie voor organisatie, bewaken ze de integriteit van documenten en gegevens.

Ben jij zo een stille held met oog voor detail? Dan ben jij de persoon die wij zoeken!

  • Je verzamelt en ordent gegevens en/of documenten zodat je over alle nodige elementen beschikt om het dossier verder te behandelen.
  • Je ontvangt het dossier of informatie die er betrekking op heeft.
  • Je analyseert en/of controleert het dossier en past de geldende regelgeving of procedures toe.
  • Je trekt een conclusie in het dossier op basis van alle elementen.
  • Je sluit een dossier (of een of meer opeenvolgende fases van een dossier) af op basis van de analyse en/of controle ervan.
  • Je zorgt ervoor dat er een beslissing kan worden genomen in het dossier of rondt het dossier af met het oog op de volgende fase.
  • Je verstrekt informatie en beantwoordt vragen of klachten van interne of externe klanten over het dossier.
  • Je geeft volledige informatie over het dossier of stelt een antwoord op de vraag of klacht voor.
  • Je bent verantwoordelijk voor de administratieve opvolging van de dossiers en voor het klasseren van informatie om gestructureerde informatie ter beschikking van de organisatie te stellen.

 

Heb je vragen over de jobinhoud? 

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".

Werkgever

Er is 1 plaats bij de Dienst Coördinatie van de Algemene Directie Secretariaten en Coördinatie, van de FOD Kanselarij van de Eerste Minister (Hertogsstraat 4, 1000 Brussel).

De dienst Coördinatie staat in voor de coördinatie van regeringsprojecten en juridische en technische expertise voor de eerste minister, zijn beleidsorganen of het eigen departement. Zij werkt richtlijnen uit van de eerste minister op het vlak van wetgevingstechniek en -procedures.  

De Dienst Coördinatie volgt ook de parlementaire werkzaamheden en de schriftelijke vragen op die gesteld worden aan de eerste minister of aan meerdere regeringsleden.

 

De FOD Kanselarij van de Eerste Minister ondersteunt de eerste minister bij de leiding en de coördinatie van het regeringsbeleid op inhoudelijk, administratief, logistiek, juridisch en communicatief vlak.

Deelnemingsvoorwaarden

Jouw profiel:

  • Je hebt een diploma van hoger secundair administratief (of gelijkwaardig).
  • Je bent goed in mondeling communiceren.
  • Een goede kennis van Frans is een pluspunt.

 

Een volledige beschrijving van de deelnemingsvoorwaarden en het functieprofiel kan je terugvinden in de functiebeschrijving.

Procedure

In het kort:

  1. We screenen jouw diploma en/of benoemingsbesluit
  2. Je legt een test op computer af bij FOD BOSA in Brussel 
  3. Je legt een interview af bij FOD Kanselarij van de Eerste Minister.

Een volledige beschrijving van de procedure kan je terugvinden in de volledige functiebeschrijving.

Solliciteren

Solliciteren? Vul je online-cv in en raadpleeg het volledige vacaturebericht om over alle nodige informatie te beschikken en je zo goed mogelijk voor te bereiden.

Our offer

Aanbod

Statuut en Graad

Je wordt aangeworven als administratief medewerker (niveau c) met de bijhorende weddeschaal C1.

Loon

Minimum aanvangswedde: € 29.117,53 (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden. 

Voordelen

We bieden jou een boeiende job met impact op mens en maatschappij, met tal van voordelen:

  • Goede balans tussen werk en privé
    • Variabel uurrooster van 38 tot 40u per week (zonder prikklok) met 12 dagen recuperatie indien men kiest voor de tweede optie (op basis van volledige prestaties)
    • Mogelijkheid tot 50% telewerk in functie van de noden van de dienst
    • 26 dagen verlof per jaar
    • gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer
    • werken in een groene en aangename omgeving
  • Financiële voordelen
    • mogelijkheid tot het krijgen van een tweetaligheidspremie
    • voordelige hospitalisatieverzekering
    • gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
    • mogelijkheid om maaltijdcheques te krijgen
    • mogelijkheid tot het krijgen van een telewerkpremie
    • mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen
    • voordelen en interessante aanbiedingen via Benefits@Work
    • allerlei sociale voordelen
    • bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen.

 

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de website van BOSA.

Wie contacteren?

Over de jobinhoud

Over de procedure

Volledige beschrijving

Jobinhoud

Dossierbeheerders zijn de stille helden achter de schermen van elke organisatie. Met een scherp oog voor detail en een passie voor organisatie, bewaken ze de integriteit van documenten en gegevens.

Ben jij zo een stille held met oog voor detail? Dan ben jij de persoon die wij zoeken!

  • Je verzamelt en ordent gegevens en/of documenten zodat je over alle nodige elementen beschikt om het dossier verder te behandelen.
  • Je ontvangt het dossier of informatie die er betrekking op heeft.
  • Je analyseert en/of controleert het dossier en past de geldende regelgeving of procedures toe.
  • Je trekt een conclusie in het dossier op basis van alle elementen.
  • Je sluit een dossier (of een of meer opeenvolgende fases van een dossier) af op basis van de analyse en/of controle ervan.
  • Je zorgt ervoor dat er een beslissing kan worden genomen in het dossier of rondt het dossier af met het oog op de volgende fase.
  • Je verstrekt informatie en beantwoordt vragen of klachten van interne of externe klanten over het dossier.
  • Je geeft volledige informatie over het dossier of stelt een antwoord op de vraag of klacht voor.
  • Je bent verantwoordelijk voor de administratieve opvolging van de dossiers en voor het klasseren van informatie om gestructureerde informatie ter beschikking van de organisatie te stellen.

 

Heb je vragen over de jobinhoud? 

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".

Werkgever

Er is 1 plaats bij de Dienst Coördinatie van de Algemene Directie Secretariaten en Coördinatie, van de FOD Kanselarij van de Eerste Minister (Hertogsstraat 4, 1000 Brussel).

De dienst Coördinatie staat in voor de coördinatie van regeringsprojecten en juridische en technische expertise voor de eerste minister, zijn beleidsorganen of het eigen departement. Zij werkt richtlijnen uit van de eerste minister op het vlak van wetgevingstechniek en -procedures.  

De Dienst Coördinatie volgt ook de parlementaire werkzaamheden en de schriftelijke vragen op die gesteld worden aan de eerste minister of aan meerdere regeringsleden.

 

De FOD Kanselarij van de Eerste Minister ondersteunt de eerste minister bij de leiding en de coördinatie van het regeringsbeleid op inhoudelijk, administratief, logistiek, juridisch en communicatief vlak.

Competenties

Gedragsgerichte competenties

  • Informatie Analyseren: Je analyseert gegevens gericht en beoordeelt informatie kritisch.
  • Problemen Oplossen: Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit.
  • In Team Werken: Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
  • Servicegericht Handelen: Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
  • Objectieven Behalen: Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.

Technische competenties

  • Goede mondelinge communicatievaardigheden.

 

Een goede motivatie is eveneens belangrijk.

Opgelet! Je motivatie weegt harder door in de eindscore (x2).

Indien je motivatie niet voldoet aan het vereiste niveau, kan je voor deze selectie niet slagen.

Niet vereist, wel een troef

  • Je zal tewerkgesteld zijn in een tweetalige omgeving. Kennis van het Frans is een pluspunt.

  •  

    Je hebt een goede kennis van Office (Outlook, Word, Powerpoint, Excel).

Deelnemingsvoorwaarden

Jouw profiel:

  • Je hebt een diploma van hoger secundair administratief (of gelijkwaardig).
  • Je bent goed in mondeling communiceren.
  • Een goede kennis van Frans is een pluspunt.

 

Een volledige beschrijving van de deelnemingsvoorwaarden en het functieprofiel kan je terugvinden in de functiebeschrijving.

Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:

  • Getuigschrift uitgereikt na het slagen "met vrucht" van een zesde leerjaar van het secundair onderwijs met volledig leerplan (algemeen, technisch, beroepssecundair onderwijs, duaal leren, buitengewoon onderwijs)
  • getuigschrift van hoger secundair onderwijs (algemeen, technisch, beroepssecundair onderwijs, duaal leren, buitengewoon onderwijs) of bekwaamheidsdiploma dat toegang verleent tot het hoger onderwijs
  • diploma uitgereikt na het slagen voor het examen bedoeld in art. 5 van de wetten op het toekennen van de academische graden
  • Diploma of getuigschrift van het hoger secundair onderwijs voor sociale promotie, afgeleverd na een cyclus van tenminste zevenhonderd vijftig lestijden.
  • Beroepscertificeringen van niveau 3 of 4 van de Vlaamse Kwalificatiestructuur (VKS, CFC of KDG)

 

Je kan ook deelnemen als je een vroeger behaald diploma hebt, dat gelijkgesteld wordt met één van de vermelde diploma’s.

Als je jouw diploma behaald hebt in een ander land dan België of in een andere taal dan het Nederlands, bekijk dan op onze website de opties voor deelname.

Solliciteer je voor een functie in een andere taal dan die van je diploma? Let dan goed op, want in sommige gevallen moet je aantonen dat je die taal beheerst door te slagen voor een taaltest! Schrijf je zo snel mogelijk in voor de vereiste test, want het behalen van een taalcertificaat is een voorwaarde voor de selectie. Controleer of dit op jou van toepassing is door de informatie over 'buitenlands diploma of diploma in een andere taal' te raadplegen.

 

Laad je diploma op in het gedeelte “cv” in van je online account op het moment van inschrijving. Doe je dit niet, dan kan je niet deelnemen aan de selectieprocedure.

Ben je laatstejaarsstudent van het academiejaar 2023-2024?

Dan kan je deelnemen aan de selectie onder voorbehoud. Laad je inschrijvingsbewijs met duidelijke vermelding van studiejaar, academiejaar en afstudeerrichting op in jouw online account.

Als je slaagt, kan je wel pas in dienst treden als je het vereiste diploma hebt behaald en je dit hebt opgeladen in jouw online account.

Vereiste ervaring

Er is geen ervaring vereist. In functie van je voorkennis wordt in de nodige opleiding voorzien.

Indien je ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum niet aan bovenstaande formele deelnemingsvoorwaarden voldoet, kan er met je kandidatuur geen rekening worden gehouden.

Aanbod

Statuut en Graad

Je wordt aangeworven als administratief medewerker (niveau c) met de bijhorende weddeschaal C1.

Loon

Minimum aanvangswedde: € 29.117,53 (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden. 

Voordelen

We bieden jou een boeiende job met impact op mens en maatschappij, met tal van voordelen:

  • Goede balans tussen werk en privé
    • Variabel uurrooster van 38 tot 40u per week (zonder prikklok) met 12 dagen recuperatie indien men kiest voor de tweede optie (op basis van volledige prestaties)
    • Mogelijkheid tot 50% telewerk in functie van de noden van de dienst
    • 26 dagen verlof per jaar
    • gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer
    • werken in een groene en aangename omgeving
  • Financiële voordelen
    • mogelijkheid tot het krijgen van een tweetaligheidspremie
    • voordelige hospitalisatieverzekering
    • gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
    • mogelijkheid om maaltijdcheques te krijgen
    • mogelijkheid tot het krijgen van een telewerkpremie
    • mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen
    • voordelen en interessante aanbiedingen via Benefits@Work
    • allerlei sociale voordelen
    • bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen.

 

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de website van BOSA.

Aanstellingsvoorwaarden

Als je geslaagd bent voor deze selectie, moet je – om benoemd te worden – op de aanstellingsdatum:

  • Belg zijn of burger van een ander land behorende tot de Europese Economische Ruimte of Zwitserland
  • de burgerlijke en politieke rechten genieten
  • een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking.

Je wordt benoemd nadat je de stageperiode met succes hebt vervuld.

Procedure

In het kort:

  1. We screenen jouw diploma en/of benoemingsbesluit
  2. Je legt een test op computer af bij FOD BOSA in Brussel 
  3. Je legt een interview af bij FOD Kanselarij van de Eerste Minister.

Een volledige beschrijving van de procedure kan je terugvinden in de volledige functiebeschrijving.

Opgelet:

  • Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures’ in je online account om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
  • De testen kunnen in fysieke aanwezigheid (face-to-face) of op afstand (via videocall) georganiseerd worden. Deze informatie wordt bij elke stap aangegeven.
  • Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures’. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
  • Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
  • Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon voor de selectieprocedure (zie rubriek “Contact”) . Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
  • We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.
  • Als je niet geslaagd bent voor een bepaalde stap, stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Gelijke kansen en redelijke aanpassingen:

De Federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid.   

Heb je een handicap, een leerstoornis of een ziekte? Dan kom je mogelijks in aanmerking voor een aanpassing van de selectieprocedure. Zie onze pagina over redelijke aanpassingen voor meer info.

Mogelijke voorzieningen voor personen die zwanger zijn of die borstvoeding geven:

Ben je zwanger of geef je borstvoeding? Ook dan kan je mogelijk voorzieningen aanvragen. Meer info vind je op deze pagina over gelijke kansen.

Stap 1: Screening van diploma

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je beschikt over het vereiste diploma. De screening hiervan gebeurt op basis van de op te laden documenten (zie ‘Deelnemingsvoorwaarden’) in jouw online account op de uiterste inschrijvingsdatum.

Stap 2: Specifieke screening - PC (+/- 1u30)

Via een dossierbehandelingstest worden volgende competenties gemeten:

  • Informatie analyseren
  • Problemen oplossen

 

Deze proef zal plaatsvinden rond eind mei - begin juni 2024 (onder voorbehoud).  Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je je inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap.

Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

 

Je bent voor deze test geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt. Rekening houdend met het aantal jobs, worden enkel de eerste 8 geslaagden toegelaten tot de volgende proef. Bij gelijkheid van punten, kan dit aantal verhoogd worden in het voordeel van de kandidaat.

Na het ontvangen van je resultaat van dit gedeelte kan je binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen.

Stap 3: Specifieke screening - Interview (+/- 45min.)

Het interview evalueert of je gedragsgerichte en technische competenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

 

Je cv in je online account wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt.

 

Deze proef zal plaatsvinden rond eind juni 2024 (onder voorbehoud).

Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Eindresultaat

Als je geslaagd bent?

De rangschikking van de geslaagden wordt opgesteld op basis van de resultaten van Stap 3 - interview. Als er geslaagden zijn met gelijke punten, krijgt de persoon met het hoogste aantal punten voor het gedeelte motivatie voorrang. Als er voor dit gedeelte personen met gelijke punten zijn, wordt voor deze personen de rangschikking willekeurig bepaald.

Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie. Op basis van je rangschikking kan je ook contractuele functies aangeboden krijgen.

Hoelang blijft deze lijst geldig?

Er wordt een lijst van maximum 8 geslaagden opgesteld, die 1 jaar geldig blijft. Als er voor de toekenning van de laatste plaats meerdere geslaagden zijn met een gelijk aantal punten, wordt het maximum aantal geslaagden in hun voordeel verhoogd.

Bijkomende screening

Als deze of een andere organisatie een gelijkaardig profiel zoekt, kunnen zij hiervoor beroep doen op deze lijst. Afhankelijk van je resultaat word je uitgenodigd voor een bijkomende proef, die vaak bestaat uit een interview. Het is mogelijk dat er hierbij extra diploma- en/of ervaringsvoorwaarden gevraagd worden.

Voorrangsregels voor personen met een handicap

Naast deze lijst van geslaagden wordt een bijzondere lijst opgesteld (die 4 jaar geldig blijft) van de personen met een handicap die geslaagd zijn. Je wordt er enkel in opgenomen op jouw vraag en als je een attest hebt waardoor je erkend bent als 'persoon met een handicap. Meer informatie over voorrang voor personen met een handicap vind je op onze website.

Overheidsdiensten die nog geen 3% van het quotum behalen, zijn verplicht eerst de kandidaten uit deze reserves te raadplegen.

Arbeidspostaanpassingen

Heb je een handicap en wil je gebruik maken van arbeidspostaanpassingen? Dan kan je dat aanvragen op het moment van aanwerving. Meer info vind je op onze pagina Arbeidspostaanpassingen.

Solliciteren

Solliciteren? Vul je online-cv in en raadpleeg het volledige vacaturebericht om over alle nodige informatie te beschikken en je zo goed mogelijk voor te bereiden.

Je kan solliciteren tot en met 21/05/2024.

Je moet online solliciteren via je online account. We screenen het cv dat op de uiterste inschrijvingsdatum in je online account zit. We screenen ook je diploma dat je moet opladen op het moment van inschrijving.

Je kan niet solliciteren via fax of e-mail.

Diploma opladen
Je kan je diploma in je online-cv opladen (vóór de uiterste inschrijvingsdatum) in PDF, DOC, DOCX, JPG of TIF-formaat. Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB. Lukt het niet om het diploma op te laden, dan mag je een kopie opsturen naar de contactpersoon selectieprocedure (zie 'Contactpersonen'). Vermeld je rijksregisternummer, naam, voornaam en de code van de job.

Ben je laatstejaarsstudent?

Laad dan je je inschrijvingsbewijs op met duidelijke vermelding van studiejaar, academiejaar en afstudeerrichting voor de uiterste inschrijvingsdatum.

Extra info

Testen en resultaten

Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online account.

Je online account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

 

Feedback over jouw resultaten?

Na elke screeningsstap kan je een motivering van jouw resultaten bekomen. Voor sommige testen verschijnt dit automatisch in je online account, voor andere kan je het aanvragen via de contactpersoon voor de procedure.

 

Vragen rond de testen en scoring?

Op onze website kan je terecht voor meer info over het verloop van de testen en over hoe je je kan voorbereiden.

Je vindt er ook meer uitleg over de scoring van onze testen.

 

Niet tevreden over de selectieprocedure?

Dien hier jouw klacht in.

Contact opnemen

Over de jobinhoud

Over de procedure

Adres en algemene contactgegevens

  • FOD BOSA - Werkenvoor.be
    WTC III - Simon Bolivarlaan 30/1
    1000 Brussels